채용관리시스템을 알아보기 시작하면 기능 목록부터 받게 됩니다. 그런데 목록만 보면 어느 제품이나 비슷합니다. 공고 관리, 지원자 관리, 평가, 통계 — 없는 제품이 없습니다.
차이는 목록에 적히지 않는 곳에서 납니다. 도입 3개월 뒤에 후회하는 항목은 대부분 "그 기능이 없어서"가 아니라 "있는데 우리 방식으로는 못 써서" 입니다. 그래서 기능 유무가 아니라 조건을 물어야 합니다.
아래 12개는 데모 미팅에서 그대로 읽어도 되는 질문입니다. 답이 "가능합니다"로 끝나면 화면에서 보여달라고 요청하세요. 말로 가능한 것과 화면에서 되는 것은 다릅니다.
데이터 — 넣는 것보다 꺼내는 것이 중요합니다
1. 이력서에서 어떤 항목까지 자동으로 추출되나요? 이름·연락처만 뽑는 것과 회사·재직 기간·기술·학력까지 뽑는 것은 하루 작업량이 다릅니다. 스캔 이미지 PDF도 되는지 함께 물어보세요. 추출이 깨지면 그 뒤 단계가 전부 틀립니다(이력서에서 AI가 뽑아내는 것).
2. 우리 데이터를 내보낼 수 있나요? 어떤 형식으로, 어디까지? 지원자 목록만 나오는지, 평가 점수와 코멘트까지 나오는지, 이력서 파일도 함께 받을 수 있는지를 구분해서 확인하세요. 이건 이탈 비용을 결정하는 질문입니다. 못 꺼내는 데이터는 인질입니다.
3. 기존 엑셀 데이터를 어떻게 옮기나요? 업체가 대신 해주는지, 양식을 주는지, 직접 붙여넣어야 하는지. 그리고 진행 중인 채용을 멈추지 않고 옮길 방법이 있는지.
사람과 권한 — 여기서 사고가 납니다
4. 면접관에게 자기 담당 지원자만 보이게 할 수 있나요? 가장 자주 간과되고 가장 위험한 항목입니다. 전체 지원자 목록이 보이는 구조라면, 면접관 한 명을 초대할 때마다 전체 개인정보를 공유하는 셈입니다.
5. 역할이 몇 가지로 나뉘나요? 관리자와 일반 사용자 둘뿐이면 실무에서 반드시 무리가 옵니다. HR·평가자·승인권자·조회 전용은 보는 범위와 할 수 있는 일이 서로 다릅니다.
6. 누가 무엇을 했는지 기록이 남나요? 지원자를 삭제한 사람, 점수를 수정한 사람, 데이터를 내보낸 사람. 감사 로그가 없으면 사고가 나도 경로를 좁힐 수 없습니다.
지원자 경험 — 우리 회사 평판이 걸립니다
7. 결과 통보가 실제로 도달했는지 확인되나요? "보냈다"와 "도달했다"는 다릅니다. 반송·실패를 구분해서 보여주는지, 실패한 건을 다시 보낼 수 있는지 확인하세요. 통보 누락은 지원자 경험에서 가장 크게 손해 보는 지점입니다(불합격 통보, 안 보내면 더 손해).
8. 메일과 문자를 같이 쓸 수 있나요? 비용은 어떻게 계산되나요? 문자는 길이에 따라 단가가 갈리는 경우가 많습니다. 포함량과 초과 단가를 반드시 물어보세요.
9. 지원 페이지가 모바일에서 몇 단계인가요? 지원자 대부분이 휴대폰으로 봅니다. 회원가입을 먼저 요구하는 구조면 그 자리에서 이탈합니다(채용 홈페이지가 지원율을 바꾼다).
운영과 비용 — 계약서 밖의 숫자
10. 계정 수는 어떻게 세나요? 평가자만 세는지, 조회 전용 계정도 세는지에 따라 실제 요금이 몇 배로 갈립니다. 면접에 참여하는 인원을 다 더해서 계산해 보세요.
11. 보유 기간이 지난 지원자를 자동으로 파기할 수 있나요? 채용은 지켜야 할 기한이 있는 업무입니다. 손으로 지워야 하는 구조라면 결국 안 지웁니다. 이력서 파일까지 함께 파기되는지, 처리 내역이 기록되는지 확인하세요.
12. AI 검토를 쓸 경우, 무엇으로 채점하고 무엇으로 탈락시키나요? 이 질문에 명확히 답하지 못하는 제품은 도입하지 마세요. 점수 근거가 남는지, 자동 탈락 기준을 우리가 정할 수 있는지가 핵심입니다(AI 서류검토, 어디까지 믿어야 하나).
답을 받아적는 방법
12개를 다 물으면 답이 섞입니다. 이렇게 정리하면 두 제품을 나란히 놓고 볼 수 있습니다.
제품명: ______________ 데모 날짜: ____________
항목 답변 화면 확인 비고
1 이력서 추출 범위 O/X/△ 확인 스캔PDF ?
2 데이터 내보내기 O/X/△ 확인 평가 코멘트 포함 ?
3 기존 데이터 이관 O/X/△ 확인 진행 중 공고 ?
4 평가자 조회 범위 제한 O/X/△ 확인 ← 여기가 X면 재검토
5 역할 세분화 O/X/△ 확인 몇 가지 ?
6 감사 로그 O/X/△ 확인 삭제·내보내기 기록 ?
7 발송 도달·실패 확인 O/X/△ 확인 재발송 ?
8 메일·문자 단가 원/건 — 포함량 초과분
9 모바일 지원 단계 __단계 확인 가입 요구 ?
10 계정 수 산정 기준 ______ — 조회 전용 포함 ?
11 보유 기간 자동 파기 O/X/△ 확인 파일까지 ?
12 AI 채점·탈락 기준 O/X/△ 확인 기준을 우리가 정하나 ?
3개월 뒤 우리 상황: 공고 __개 / 평가자 __명 / 월 지원자 __명
이 숫자로 계산한 월 비용: ________원비교표를 만들 때 흔한 실수 두 가지
기능 개수로 점수를 매기는 것. 안 쓰는 기능이 많은 제품이 이깁니다. 우리 채용에서 매주 발생하는 일 5개를 먼저 적고, 그 5개가 몇 번의 클릭으로 되는지만 보세요.
지금 인원으로 계산하는 것. 도입 효과는 6개월 뒤에 나오는데 비용은 그때 인원으로 청구됩니다. 계정 수와 발송량은 3개월 뒤 예상치로 계산하세요.