엑셀에서 ATS로, 데이터 옮기는 순서

도구를 바꾸기로 정한 다음 가장 많이 하는 실수는 엑셀에 있는 것을 전부 옮기려는 것입니다. 과거 지원자 800명을 새 시스템에 넣는 작업으로 시작하면 2주가 사라지고, 그 사이 진행 중인 채용은 두 곳에서 관리됩니다.

옮기는 일은 데이터 작업이 아니라 순서의 문제입니다. 순서를 지키면 하루로 끝나고, 순서를 어기면 처음부터 다시 합니다.

0. 이관하지 않을 것을 먼저 정합니다

가장 먼저 할 일은 옮기는 게 아니라 빼는 것입니다. 아래는 옮기지 않습니다.

• 보유 기간이 지난 과거 지원자 — 이관 대상이 아니라 파기 대상입니다
• 이번 채용과 무관한 과거 공고
• 담당자가 개인적으로 적어둔 메모 열 (판단 근거가 아닌 인상 평가)
• 원본이 어디 있는지 모르는 행

정리 기준을 세우기 어렵다면 "이번 분기에 다시 볼 사람인가" 하나로 판단하세요. 아니면 옮기지 않습니다.

1. 진행 중인 공고는 그대로 둡니다

지금 서류 검토 중인 공고를 옮기지 마세요. 평가자가 두 곳을 보게 되고, 그러면 두 곳 다 신뢰를 잃습니다.

다음에 새로 여는 공고 하나를 새 도구에서 시작합니다. 진행 중인 건은 엑셀에서 끝까지 마무리합니다. 실패 비용이 가장 낮은 방식이고, 실패해도 진행 중인 채용이 흔들리지 않습니다.

2. 마스터 데이터를 먼저 세웁니다

지원자보다 먼저 넣어야 하는 것들입니다. 이 순서를 뒤집으면 지원자를 넣은 뒤에 분류를 고치게 되고, 이미 매겨진 값들을 다시 손봐야 합니다.

평가 기준을 이 시점에 정리하는 것이 핵심입니다. 나중에 하면 이미 채점한 지원자와 기준이 어긋납니다. 만드는 방법은 서류 평가 기준표 만들기에 정리해 두었습니다.

3. 공고 하나를 등록합니다

마스터 데이터가 서 있으면 공고 등록은 15분입니다. 이때 공고 문구를 그대로 복사하지 말고 한 번 다듬으세요. 엑셀 시절의 공고는 대개 필수 조건과 우대 조건이 섞여 있습니다. 채점 기준이 공고에서 나오므로, 여기서 정리해두면 뒤가 편해집니다.

4. 지원자는 신규분만 넣습니다

새 공고의 지원자는 처음부터 새 도구로 받습니다. 과거 지원자 중 다시 볼 사람이 있으면 그 사람만 개별로 넣으세요. 전량 이관은 하지 않습니다.

이 단계에서 실제로 깨지는 지점이 있습니다. 엑셀에 손으로 적은 연락처가 이력서 원본과 다른 경우입니다. 옮기기 전에 표의 연락처가 아니라 이력서 파일을 기준으로 확인하세요. 옛 표의 오타를 새 시스템에 그대로 심으면 통보가 실패합니다.

5. 이력서 파일을 올립니다

지원자와 파일이 연결되는 것이 이관의 실질적인 목적입니다. 여기서 동명이인이 걸립니다. 파일명이 같은 두 사람은 업로드 후 반드시 눈으로 확인하세요.

6. 권한을 붙입니다

평가자를 초대하고, 각자에게 담당 공고만 배정합니다. 전원에게 전체를 열지 마세요 — 엑셀에서 벗어나려던 이유 중 하나가 그것입니다.

초대 순서는 담당자 → 평가자 1명(시험) → 나머지 전원 입니다. 한 명으로 먼저 화면을 확인하고 나서 전체를 부르면, 같은 질문을 다섯 번 받지 않습니다.

7. 2주 병행 후 엑셀을 동결합니다

새 공고가 서류 평가까지 한 바퀴 돌 때까지는 엑셀을 지우지 마세요. 다만 병행은 "양쪽에 다 적는 것"이 아닙니다. 새 공고는 새 도구에만, 기존 공고는 엑셀에만 적습니다. 양쪽에 다 적으면 어느 쪽도 맞지 않게 됩니다.

한 바퀴가 돌면 엑셀 파일을 읽기 전용으로 바꾸고 새로 쓰지 않습니다. 삭제는 보유 기간 정책에 따라 별도로 처리합니다.

옮기고 나서 첫 주에 확인할 다섯 가지

□ 결과 통보가 실제로 도달했나 (발송 결과 화면에서 실패 건 확인)
□ 평가자에게 담당 공고만 보이나 (평가자 계정으로 직접 로그인해 확인)
□ 이력서 파일이 전부 지원자에 붙어 있나 (첨부 없는 지원자 검색)
□ 연락처 오타가 없나 (발송 실패 건이 곧 오타 목록)
□ 단계가 우리 프로세스와 맞나 (안 쓰는 단계에 사람이 걸려 있지 않은지)

발송 실패 목록이 곧 데이터 품질 리포트입니다. 첫 통보를 보낸 다음 이 화면을 먼저 보세요.