채용 담당자가 입력을 멈추면 무슨 일을 하게 되나

채용 담당자의 하루를 시간 단위로 적어보면 이상한 그림이 나옵니다. 이력서를 열어서 표에 옮기고, 평가 시트를 취합하고, 결과 통보 메일을 한 명씩 보내고, 현황을 정리해 보고합니다.

정작 "좋은 사람을 찾는 일"은 그 목록에 없습니다. 채용 담당자가 채용을 못 하고 있습니다.

회수되는 시간은 이미 계산돼 있습니다

지원자 100명 규모에서 반복 입력·취합·발송에 들어가는 시간은 월 12.5시간 안팎입니다. 계산 근거는 채용관리 도구 비용, 어디까지 계산해야 하나에 표로 정리해 두었으니 여기서 다시 계산하지 않겠습니다.

중요한 건 다음 질문입니다. 그 12.5시간에 무엇이 들어오는가.

그 시간에 들어올 수 있는 네 가지

네 가지의 공통점은 아무도 시키지 않는 일이라는 점입니다. 입력과 발송은 안 하면 바로 사고가 나지만, 소싱과 면접관 정렬은 안 해도 오늘은 아무 일도 안 일어납니다. 그래서 시간이 부족할 때 가장 먼저 사라지고, 시간이 생겨도 자동으로 돌아오지 않습니다.

도구를 넣으면 자동으로 바뀌지 않습니다

이게 이 글에서 가장 중요한 부분입니다.

회수한 시간은 진공을 싫어합니다. 무엇을 할지 정하지 않으면 다른 행정업무가 그 자리를 정확히 채웁니다. 3개월 뒤에 "도구는 잘 쓰는데 뭐가 나아졌는지 모르겠다"는 말이 나오는 경로가 이것입니다.

그래서 도입할 때 함께 정해야 합니다.

□ 회수 목표 시간          월 ____시간
□ 그 시간에 할 일 (2개)   ① ______________  ② ______________
□ 담당자 주간 일정에 블록  매주 ____요일 ____시간
□ 3개월 뒤 확인 지표      ① ______________  ② ______________

세 번째 줄이 실제로 효과를 만듭니다. 주간 일정에 블록으로 잡히지 않은 일은 하지 않게 됩니다.

경영진에게는 이렇게 설명합니다

"업무 시간이 줄어듭니다"는 좋은 설명이 아닙니다. 듣는 사람에게 "그럼 인원을 줄이나"로 읽히거나, 아니면 그냥 작은 개선으로 들립니다.

마지막 줄이 결정권자에게 가장 잘 통합니다. 비용을 절대금액이 아니라 인건비 대비 비율로 놓으면 판단이 쉬워집니다. 사내 승인 문서로 정리하는 방법은 채용 품의서, 무엇을 적어야 통과되나와 같은 기준을 쓰면 됩니다.

3개월 뒤 무엇을 보면 되나

역할이 실제로 바뀌었는지는 세 가지로 확인됩니다.

1. 직접 접촉한 후보 수 — 공고 지원이 아니라 우리가 먼저 연락한 사람의 수. 0이면 아직 안 바뀐 것입니다.
2. 결과 통보 누락 수 — 0이어야 정상입니다. 여전히 누락이 있으면 시간이 회수되지 않았습니다.
3. 담당자가 스스로 쓰는 시간 — 주간 일정에 블록이 남아 있는지. 이게 사라졌다면 다른 업무가 채운 것입니다.